Installation de l’entreprise

Nous avons déjà vu les 8 premières étapes du parcours du créateur d’entreprise, c’est-à-dire : l'idée, le projet, l’étude de marché, le prévisionnel financier, le business plan, la recherche de financements, puis l’étude du statut juridique et enfin les formalités de création.

Je vous propose aujourd’hui d’étudier en détail l’étape 9 de votre course de fond : les actions à mener lors de l’installation de votre entreprise.

Les locaux

Si vous n’avez pas encore trouvé de locaux, c’est le moment de vous en préoccuper. Un moyen d’avoir des locaux professionnels sans trop se ruiner, c’est d’intégrer une pépinière d’entreprise. Dans une pépinière, vous aurez un local équipé et surtout des services partagés avec les autres occupants de la pépinière (fax, salle de réunions, secrétariat,…). En général, les loyers sont progressifs au fur et à mesure du temps et sont en moyenne 30% moins chers qu’en centre d’affaires. De plus, vous n’êtes pas isolé, vous pouvez communiquer, échanger avec d’autres jeunes entrepreneurs et c’est bien appréciable. Seul bémol, la durée d’installation est généralement limitée à 2 ans. Au bout de 2 ans, vous devrez trouver une nouvelle solution de locaux. En tout cas, démarrage oblige, pour aménager vos locaux, faites simple et pas trop cher, il y a plein de solutions de plans de travail pas chères chez Ikea !

Si vous travaillez chez vous, l’idéal est d’avoir une pièce distincte dans la maison pour y faire votre bureau et pouvoir vous y isoler. Si vous n’avez pas de pièce à vous, essayez de vous construire cependant un espace de travail délimité avec des étagères ou armoires de rangement pour travailler efficacement.

L’assurance

Il est important de ne pas oublier d’assurer son entreprise. Il faut donc réfléchir aux risques auxquels l’entreprise peut être exposée : vol de marchandises, de stocks, vol des ordinateurs, …, puis évaluer leurs conséquences avec un assureur. Enfin, en fonction de votre activité, sachez aussi qu’il est nécessaire de prendre parfois une assurance en responsabilité civile professionnelle. Faites donc le point avec votre assureur pour éviter les mauvaises surprises ultérieurement et ne négligez pas ce poste.

Les documents de présentation de l’entreprise

Vous allez pouvoir finaliser votre papier à entête en insérant votre n° de RCS et de TVA intracommunautaire, faire rectifier si besoin vos cartes de visite, faire imprimer vos plaquettes si ce n’est déjà fait. Tous ces documents devront comporter les mentions suivantes : le nom de l'entreprise, sa forme juridique, le montant de son capital, s'il s'agit d'une société, son numéro unique d'identification, suivi, pour les commerçants et sociétés, de la mention RCS et du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l'entreprise.

Recruter

Dans votre business plan, vous avez prévu d’embaucher au démarrage ? Faites un tour à l’ANPE pour faire le point sur les contrats aidés, afin de voir si vous pouvez embaucher un salarié avec un peu moins de charges. Ensuite, il vous faudra bien définir le profil de poste, puis lancer les démarches de recrutement.

Organiser la comptabilité et les outils de gestion

Selon le régime fiscal de l'entreprise, les obligations comptables sont différentes, plus ou moins conséquentes. Vous devrez donc vous procurer un certain nombre de livres comptables. C’est le CFE qui vous dira lesquels et à quel endroit les trouver. N’oubliez pas non plus pour les professions libérales, d’adhérer à un centre de gestion agréé dans les trois mois suivant votre immatriculation.

Vous devrez aussi trouver un comptable et négocier avec lui les tâches qu’il réalisera et celles que vous aurez à faire. Vous verrez avec lui si vous avez besoin d’utiliser ou non un logiciel comptable. Il pourra aussi vous conseiller sur la mise en place d’outils de gestion. Ces outils sont utiles, car ils vous permettront de suivre au quotidien votre activité, de préparer votre comptabilité, de comparer les réalisations par rapport aux prévisions et d'analyser les écarts pour corriger le tir pour l’avenir, de suivre régulièrement vos diverses échéances de formalités administratives, financières, sociales, fiscales, contractuelles,...

Mettre en place un outil de suivi commercial

Parce que la prospection est le nerf de la guerre, vous aurez tout intérêt à bien suivre vos prospects et clients et à administrer tous vos contacts de manière efficace. Vous pouvez utiliser pour cela un petit logiciel de CRM très efficace pour gérer ses contacts commerciaux, qui a l’avantage d’être gratuit en dessous de 3 utilisateurs, il s’agit du logiciel Zoho CRM.

Organiser ses journées et ses semaines

La planification est une fonction très importante, car sans organisation de votre charge de travail, vous risquez d’être vite débordé ou de vous disperser dans une suite de tâches sans être vraiment productif. Une bonne « to do » liste chaque jour de 10 tâches en classant dans l’ordre ce qui est : urgent - non urgent - prioritaire - non prioritaire - et en croisant ces quatre critères. Cette petite classification vous permettra d’éviter la procrastination, que nous connaissons tous à un moment ou un autre… Enfin, n’oubliez pas que la prospection est la tâche la plus importante et que vous devez y consacrer régulièrement au moins 30 à 35% de votre temps.

La prochaine fois, ce sera la fin de notre « saga » sur les étapes de la création d’entreprise et nous aborderons les actions à mener lors des premiers mois d’activité de l’entreprise. Très bonne route !


Valérie WEILL, consultante en création d'entreprise et dirigeante de CREATEUO
Web : www.accompagnement-createurs-entreprise.fr